Ein erstes Gespräch mit einem Compliance-Prüfer ist oft der entscheidende Schritt, um Haftungsrisiken frühzeitig zu erkennen. Wer sich gezielt vorbereitet, spart Zeit und vermeidet unnötige Nachfragen.
Welche Unterlagen sind relevant?
Stellen Sie vor dem Termin alle aktuellen Jahresabschlüsse, Bilanzierungsunterlagen nach HGB und interne Risikoberichte zusammen. Besonders wichtig sind Dokumente zu Rückstellungen für Umweltschäden und zur Lieferketten-Dokumentation gemäß § 289 HGB. Fehlen diese, kann der Prüfer keine vollständige Haftungsanalyse durchführen.
Ergänzend sollten Sie eine Liste Ihrer Hauptlieferanten mit geografischen und geopolitischen Risikobewertungen bereithalten. Das beschleunigt das Supply-Chain-Vulnerability-Mapping erheblich.
Wer sollte am Gespräch teilnehmen?
Idealerweise nehmen der Geschäftsführer, der Leiter des Risikomanagements und ein Vertreter der Buchhaltung teil. So können alle relevanten Fragen direkt geklärt werden. Bei mittelständischen Fertigungsbetrieben hat sich bewährt, auch den Einkaufsleiter einzubeziehen, da er die Lieferantenstruktur im Detail kennt.
Fehlt eine dieser Personen, verzögert sich die Analyse oft um mehrere Wochen, weil Rückfragen per E-Mail geklärt werden müssen.
Welche Fragen sollten Sie selbst mitbringen?
Notieren Sie vorab konkrete Punkte, die Sie in den letzten Monaten verunsichert haben: etwa unklare Bilanzierungspositionen, neue gesetzliche Anforderungen oder auffällige Lieferantenausfälle. Je präziser Ihre Fragen sind, desto gezielter kann der Prüfer auf Ihre Situation eingehen.
Typische Beispiele aus der Praxis: „Muss ich für einen Lieferanten in einer politisch instabilen Region höhere Rückstellungen bilden?“ oder „Wie dokumentiere ich die Betriebskontinuität nach ISO 22301 korrekt?“
Wie läuft die Prüfung ab?
Das erste Gespräch dauert in der Regel zwei bis drei Stunden. Der Prüfer erläutert zunächst den Prüfrahmen, dann folgt eine gemeinsame Sichtung der Unterlagen. Im Anschluss erhalten Sie eine erste Einschätzung zu den größten Risikofeldern. Die finale Analyse mit konkreten Handlungsempfehlungen wird innerhalb von zwei Wochen erstellt.
Planen Sie nach dem Termin eine interne Besprechung ein, um die Ergebnisse direkt umsetzen zu können. So vermeiden Sie, dass wichtige Maßnahmen im Alltag untergehen.
